С началом самоизоляции компании стали переводить сотрудников на удаленку. Для менеджеров это решение далось непросто — мотивировать людей и следить за результатами их труда стало сложнее.
Алия Саматова из Университета Иннополис рассказала, как компании адаптируются к дистанционной работе и почему усилилась вероятность кибератак.
Организуйте работу, а затем звоните по видеосвязи
В теории управления персоналом у менеджера есть пять функций:
планировать задачи;
организовывать процессы;
координировать сотрудников;
контролировать результаты труда;
мотивировать команду.
После перехода на удаленку все эти задачи перетекли из встреч и планерок в онлайн-конференции. В результате менеджеры ежедневно проводят по несколько сеансов в Zoom. Нагрузка на сотрудников выросла, а их продуктивность упала.
Повысить продуктивность и организовать мониторинг за ходом решения задач помогут планировщики — Trello, Microsoft Teams или Wrike.
В приложениях для тайм-менеджмента пользователи создают виртуальные доски, на которые можно закрепить задачи и назначить ответственных сотрудников. Каждая доска может соответствовать этапу, на котором находится задача.
Например, если отдел компании занимается исследованиями рынка труда, то сначала сотрудники определяют цель исследования, собирают данные, сводят их в статью и публикуют. Для каждого из четырех этапов менеджер создает свою доску и следит, как задача переходит от одного этапа к другому.
Приведите к системе общение в чатах и Zoom
Второй вопрос, который возник у менеджеров — в какой программе организовать видеоконференции. Я уже упомянула Zoom — у него есть бесплатная версия для звонков до 100 человек и 40 минут на общение. Большим компаниям понадобятся конференции на час и дольше — а за это придется платить.
По похожему принципу устроены Skype, Webex и другие сервисы, где корпоративные функции расширяются за дополнительную плату.
Когда сотрудники переходят на видеосвязь, вскрывается еще одна проблема — многие не знают, как правильно организовать общение. Кто-то из работников забывает включить камеру, кто-то направляет ее в сторону от себя. Но менеджерам важно видеть коллег — так проще наладить контакт.
Иногда лучше организовать общение в чатах — например, чтобы отправить файлы или сделать короткое объявление. Однако не стоит устраивать флуд — коллеги могут проигнорировать десятки сообщений не по работе или выйти из чата. В результате они пропустят важное сообщение и не поймут, что от них требуют руководители.
Не переоценивайте цифровую грамотность сотрудников. Напишите инструкцию, как коллегам следует общаться в чатах и по видеосвязи.
Предупредите хакерские атаки
С переходом на удаленку выяснилось, что у части сотрудников нет доступа к рабочим файлам или программам. Зачастую, причина проста — дома у работников нет компьютера или ноутбука. Компаниям пришлось перевезти технику из офиса по домам коллег.
Сотрудники, у которых есть свой компьютер, часто не могут начать работать с корпоративным софтом. Программы тормозят или не открываются вне офиса. Люди вынуждены переходить на другой софт, что увеличивает уязвимость для кибератак. Для компаний важно сохранить данные — иначе они могут обанкротится или поставить под удар других людей.
Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники смогли работать удаленно. Привезите им компьютер или адаптируйте софт так, чтобы данные не смогли украсть злоумышленники.
Добавьте общение и интерактив
Онлайн-курсы набрали популярность у пользователей еще до карантина. Теперь записывать видео и проводить вебинары приходится и традиционным вузам. Студенты отмечают, что у них появилось больше свободного времени. Им не приходится ездить на лекции, а сами записи можно смотреть в ускоренном режиме или проматывать.
Добавьте больше интерактива в обучение. Пусть студенты общаются с преподавателем и работают над совместными проектами.
При этом учащиеся жалуются, что у них падает мотивация к учебе. Весь процесс обучения сводится к просмотру видеолекций, из-за чего студентам становится скучно. Они не могут общаться с преподавателем или однокурсниками, из-за чего не научатся командной работе и не смогут отстоять свои проекты перед руководителями.
Преподавателям важно задавать вопросы студентам и вовлекать их в дискуссию. Командной работе научат задания для нескольких человек, где каждый сможет найти свою роль в проекте. Это же относится к ситуации менеджер — сотрудники в бизнесе.
Алия Саматова,
проректор по развитию и кадровой политике
университета «Иннополис»
Записал Александр Токарев
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: