Библиотека
24 Декабря 2021, 08:00

Продуктивность и тайм‑менеджмент: как работать не на износ, а головой

TatCenter и издательство «МИФ» публикуют отрывок из книги Ольги Лермонтовой «Работа по любви» — как построить успешную карьеру и превратить ее в источник вдохновения и счастья.

Помните старую шутку про лошадь, которая в колхозе трудилась больше всех, но председателем так и не стала? (А еще наверняка не испытывала удовольствия от своей работы, и карьера была ей не в радость.) Если подумать, многие из нас — немножко эта лошадь. Сколько людей ко мне приходят с жалобами на то, что они работают, работают, работают, а до статуса председателя колхоза им как до «Оскара». И никто ведь не похвалит, никто не намекнет, что хомут уже тесноват, пора расти.

Мы еще вернемся к разговору о том, что руководитель, каким бы классным он ни был, не телепат и может просто быть не в курсе ваших амбиций. Но даже если вам плевать на статус, повышение, признание, даже если ваша проблема только в том, что задачи сыплются как горох из дырявого мешка и не заканчиваются, сколько бы вы ни работали, — у меня для вас есть новость. Если будете и дальше вкалывать по той же схеме, ничего не изменится. Начнете захлебываться задачами, не успевая вдохнуть, и считать минуты до отпуска.

В этой главе мы поговорим о продуктивности. Когда я произношу слово «продуктивный», многим представится человек, который вкалывает. Распространенная ошибка — приравнивание загруженности к продуктивности, но это не одно и то же. Я не стану вам рассказывать, как за сутки успевать решать не сто задач, а тысячу, потому что это вряд ли сделает вас счастливее. Я лучше расскажу, как выполнить одну-две задачи, но так, чтобы они приблизили вас к цели.

Что же такое продуктивность?

Это получение желаемых результатов с наименьшими затратами времени и усилий. Когда мы работаем на износ, истерично закрывая одну задачку за другой, у нас нет возможности притормозить и подумать, а приведут ли они нас к желаемым результатам. И вот раздражение и усталость входят в чат. Мы чувствуем удовлетворение от работы, когда видим плоды своих трудов. А за ворохом бестолковых задач разглядеть их бывает сложно. Каждый день лошадь вспахивает поле, но хлеб ей никто не покажет. Для нее есть только процесс и нет результата.

На самом деле, когда сотрудники довольны, выигрывает весь бизнес. Исследование, проведенное экономистами из Уорикского университета, показало, что счастливые сотрудники на 12% продуктивнее, а недовольные на 10% менее продуктивны. Верна и обратная зависимость. Те, кто на 12% продуктивнее остальных, счастливы.

Отлично, в чем же тогда секрет продуктивности?

Стивен Кови, американский консультант, разработал так называемую матрицу управления временем. В ее рамках все задачи
на свете, и рабочие, и жизненные, делятся на четыре категории:

важное срочное — ваши основные задачи, которые нельзя отложить на потом, они требуют немедленной реакции;

важное несрочное — сюда обычно относят то, что в будущем помогло бы вам решать другие задачи быстрее и эффективнее (стратегическое планирование, курсы, повышение квалификации);

неважное срочное — совещания, на которых информация, которую можно изложить за десять минут, растягивается на час и больше; просьбы коллег, выполнение которых поможет им, но на ваши показатели не повлияет;

неважное несрочное — сюда относятся задачи, результаты которых не оказывают большого влияния на вашу работу и не требуют немедленного исполнения.

Как правило, с важными срочными задачами проблем нет: мы решаем их сразу, по мере возникновения.

А вот при работе с важным несрочным мы сталкиваемся с трудностями: оно же несрочное, так что его можно сделать как-нибудь потом. К важным несрочным задачам, например, часто относится просто время на подумать: часок-другой, чтобы переварить нынешнее положение дел и найти более эффективные способы решать текущие задачи, оптимизировать процессы или составить более удобный для себя график работы. В ежедневной рутине мы чаще делаем акцент на срочности, а не на важности, хотя стоило бы наоборот.

Теперь взгляните еще раз на этот список и честно ответьте себе на вопрос: на какой из пунктов вы тратите львиную долю своего времени? Вероятно, на неважное срочное: коллеги попросили помочь, руководителю нужно заказать билеты (хотя вообще-то это не входит в ваши обязанности, но у него лапки и помощник заболел), совещание, где обязательно нужно отметиться, хотя вы точно знаете, что ничего ценного оттуда не вынесете. Все это пожирает ваше время, ничего не предлагая взамен. У большинства людей две проблемные зоны: неважное срочное и важное несрочное.

Когда на нас наваливается миллион бессмысленных задач, которые мы решаем по инерции, не задумываясь, мы перестаем чувствовать сам смысл работы. Так и продолжаем загонять себя: из неважного несрочного задачи постепенно перекочевывают в категорию «важное срочное», и так постоянно. Как итог — работа выполняется словно на конвейере. Когда наш график наполнен неважными срочными задачами, мы чувствуем, что вместо того, чтобы «спасать мир», занимаемся какой-то ерундой. Наша работа обесценивается, мы не испытываем удовлетворения от того, что делаем. Людям нравится наблюдать результат своих трудов, видеть, что они напрягаются не зря.

Что нужно изменить, чтобы начать получать удовольствие от работы

Больше времени уделять важным задачам и забивать на неважные? Выполнять только первые два пункта списка. Согласно закону Вильфредо Парето, 20% усилий приносят 80% результата, а остальные 80% усилий дают еще 20%. Говоря простыми словами, две первые категории задач — это ваши 20%, которые обеспечат основную часть результата. Значит, на них и нужно сосредоточиться. В общем, как говорил Стив Джобс, работать нужно головой, а не 12 часов кряду.

Вернемся к боссу, который в упор не замечает, как вы усердно трудитесь. Вы вкалываете, как папа Карло, и ожидаете, что уже за одно это вас стоит похвалить. Но почему-то повышение получают другие, более хваткие ребята. Так вот, вкалывать — это не продуктивность. Продуктивность — это про результат. Если, по-вашему, один тот факт, что вы сидите в офисе до десяти часов вечера, должен обеспечить вас повышением или премией, то вы неправы. Это так не работает. Вот если вы покажете крутые результаты, которые помогут компании выйти на новый уровень, — это будет показателем. Мне могут возразить, что в государственных/некоммерческих организациях все именно так: премии выдают за «высиживание», а самостоятельные решения не приветствуются. Что ж, соглашаться ли на работу в такой среде — это только ваш выбор. Вы хотите оставаться на месте, где вашу эффективность будут оценивать по тому, насколько усидчиво вы примостились на стуле? К сожалению, это даже для резюме весьма сомнительная строчка.

Одна из участниц «Карьерум.Клуба», Лилия, поделилась своим печальным опытом:

«Когда я работала в постсоветской компании, там было принято оставаться на два-три часа после работы, хотя ни у кого не было в этом реальной необходимости. Просто начальник считал, что если ты уходишь с работы вовремя, то у тебя мало обязанностей: надо добавить задач. У коммерческого директора иногда бывали „сдвиги“, и он несколько раз заставлял работников трех департаментов в полном составе (около 150 человек!) сидеть до часу ночи, чтобы — внимание! — они дождались, когда руководители всех департаментов защитят отчеты: мол, а вдруг нужно будет срочно что-то переделать. Я оттуда сбежала и ни дня об этом не жалела!».

«Оля, — скажете вы (я люблю представлять себе, что веду с вами диалог), — вы всю дорогу нам рассказываете, что достигаторство и успешный успех идут лесом, гораздо важнее то, получаете ли вы удовольствие от работы или нет. И внезапно — продуктивность! Эффективность! Больше задач! Как-то это противоречит предыдущим принципам, разве нет?».

Отличный вопрос. Я не буду учить вас, как за час выполнить не десять, а двадцать задач. Не стану убеждать, что чем эффективнее вы будете, тем больше времени у вас освободится, а значит, вы сможете работать еще больше. Нет, продуктивность не про это. Она — про те самые пресловутые 20% усилий, которые дают 80% результата. Делать меньше, но получать больше. А еще она про то, чтобы тратить на одну и ту же работу меньше времени и вкладывать в нее меньше усилий. Куда девать освободившееся время — решать только вам. Можете придумать себе другие интересные задачи по работе, а можете просто отдохнуть, подышать свежим воздухом, пообщаться с семьей — и это тоже замечательный выбор.

Перейдем от теории к практике. Для начала давайте разберемся с ворохом задач.

Упражнение 10. Ворох задач

В начале дня выпишите все задачи, которые вам предстоит выполнить сегодня.

Нарисуйте квадрат, разделенный на четыре поля для четырех типов задач, которые мы обсуждали.

В течение дня все возникающие задачи вписывайте в одну из категорий, после чего посчитайте, сколько времени вы потратили на каждую из них. Отмечайте, на какой промежуток времени вы отвлеклись (например, на спонтанный звонок или на просьбу коллеги).

Теперь проанализируйте соотношение важных и неважных задач в вашем графике. Что из важного вы не успели из-за неважного? Как, по-вашему, можно уменьшить количество неважных задач в пользу важных?

Книга «Работа по любви»
Издательство «МИФ»

Отрывок из книги предоставлен издательством «МИФ».
Книга в продаже на mann-ivanov-ferber.ru.
Больше книг — в Библиотеке TatCenter.

Материалы по теме

Партнёры TatCenter:
1 из 1
Новости
17 Января 2022, 08:47

МУП «Метроэлектротранс» оштрафовали на 809,97 тыс. рублей

За повышение цен за проезд в августе.

На 809,97 тыс. рублей оштрафовано МУП «Метроэлектротранс». 14 января в Арбитражном суде РТ предприятие было оштрафовано за повышение цен за проезд в августе 2021 года.

Напомним, 2 августа вышло постановление кабмина РТ о повышении цены проезда в казанском метро при оплате наличными с 30 до 35 рублей. 3 августа постановление было опубликовано, а уже 5 августа «Метроэлектротранс», не выждав положенные 10 дней, начало брать с пассажиров повышенную сумму. Хотя постановление должно было вступить в силу с 14 августа.

Общий размер полученной выручки казанской подземки с 3 по 13 августа составил 404 895 рублей, сообщает «Реальное время». Согласно статье 14.6 КоАП РФ, суд оштрафовал МУП за завышение тарифа на сумму двукратного размера излишне полученной выручки за указанный период — 809,97 тыс. рублей.

Lorem ipsum dolor sit amet.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: