Помимо заработной платы за время командировки работнику полагаются суточные и компенсация расходов, связанных с проездом и проживанием в гостинице. А эти суммы, в отличие от оплаты командировок по России, сотруднику выплачивают в иностранной валюте.

Любая командировка, будь то российская или заграничная, — это служебная поездка работника в другую местность для выполнения производственного задания (ст. 166 ТК РФ). За работу в командировке сотруднику оплачивают:

• расходы по проезду к месту назначения и обратно;
• расходы, связанные с наймом жилого помещения;
• суточные;
• другие расходы (с разрешения руководителя организации).

«Заграничные» суточные работник получает за каждый день командировки, начиная со дня пересечения границы России. Если за время поездки он посещает несколько стран, то нормы, установленные для каждого государства, применяются с даты въезда в страну. Эта дата определяется по штампам пограничной службы в паспорте работника. После возвращения в Россию, со дня пересечения границы, командировочные рассчитываются по «отечественным» нормам (совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу»).

Перед тем как рассчитать и выдать работнику аванс на загранкомандировку, бухгалтер должен выяснить, не имеет ли его поездка каких-нибудь дополнительных особенностей. Дело в том, что постановление Совмина РФ от 01.12.93 N 1261, действующее до сих пор, ограничивает выплату суточных:

• если работник, направленный за границу, получает валюту на личные расходы от принимающей стороны. В такой ситуации суточные ему не положены;
• если принимающая сторона не выдает работнику валюту на личные расходы, но предоставляет ему бесплатное питание. Тогда суточные выплачиваются в размере 30 процентов от установленной нормы;
• если работник направляется в командировку на срок более 60 дней. В этом случае начиная с 61-го дня суточные надо выплачивать в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах иностранного государства (эти нормы также утверждены новым приказом);
• если срок командировки — один день. Суточные выплачиваются в размере 50 процентов установленной нормы.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» и N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Если приказ не оформить, возникнут проблемы при налоговой проверке: инспектор может отказаться принять расходы на командировку в уменьшение налогооблагаемой прибыли как документально необоснованные. Служебное задание является документом, на основании которого бухгалтерия определяет, как списать командировочные расходы.

При командировках за рубеж командировочное удостоверение выписывать не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету.

В настоящее время предприятия, направляя своего сотрудника в зарубежную командировку, приобретают путевку в туристической фирме. Для включения такого рода затрат в качестве командировочных в себестоимость продукции (работ, услуг), а также отнесения их на расходы, принимаемых в целях налогообложения, необходимо, чтобы в документах на оплату был подробно расписан состав этих расходов (отдельно — стоимость проезда, отдельно — стоимо
сть проживания в гостинице, отдельно — стоимость питания, трансфера (проезда до аэропорта или в другой пункт командировки), визы и др.). В этом случае все произведенные расходы, относящиеся к командировочным (то есть кроме стоимости питания, экскурсий и других подобных затрат), можно отнести на издержки производства и обращения.

После возвращения из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. Теперь в трехдневный срок (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ) нужно отчитаться не только по командировкам по России, но и по зарубежным командировкам. Дело в том, что с 18 июня 2004 года утратило силу Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденное Центральным Банком России 25 июня 1997 г. № 62. Именно в этом документе был установлен срок для составления авансового отчета по заграничным командировкам — 10 дней. Поэтому теперь в течение трех дней после возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский язык — эта процедура обязательная. Перевода требует пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ. Средства, потраченные на перевод, можно исключить из налогооблагаемого дохода фирмы. Ведь они являются экономически оправданными затратами, так как непосредственно связаны с требованием законодательства.

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в доход работника, подлежащий налогообложению, не включаются следующие выплаты, связанные с командировкой:

• суточные в пределах норм, установленных действующим законодательством;
• расходы на проезд;
• сборы за услуги аэропортов и комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
• расходы на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по оплате услуг связи;
• расходы по получению и регистрации загранпаспорта;
• расходы по получению виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Для загранкомандировок нормы суточных приведены в приказе Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н. Надо сказать, что эти нормы полностью совпадают с теми, которые приведены в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 и применяются для целей налогообложения прибыли. Исключение — норма суточных для Афганистана (в целях налогообложения прибыли она составляет 65 долл. США в день, в целях налога на доходы физических лиц — 97 долл. США).

Если суточные выплачены работнику с превышением установленных норм, с разницы нужно будет удержать налог на доходы физлиц. Такого мнения налоговики придерживаются в отношении как российских, так и зарубежных командировок (письмо МНС России от 17.02.2004 N 04−2-06/127).

Что же касается расходов по найму жилого помещения, то здесь ситуация несколько сложнее. По Налоговому кодексу от налогообложения освобождается вся сумма компенсации затрат на жилье. При этом работник может потратить больше, чем предусмотрено Минфином. Но такая льгота действует только в одном случае: если все расходы на жилье документально подтверждены. Если оправдательных документов нет, компенсация освобождается от НДФЛ только в пределах установленных норм.

С 1 января 2005 года будут действовать новые нормы суточных для загранкомандировок по НДФЛ и ЕСН. По большинству стран «прожиточный минимум» увеличен. Новые нормы суточных и предельных расходов по найму жилья при краткосрочных командировках за границу утверждены приказом Минфина РФ от 02.08.04 N 64н, и зарегистрирован Минюстом России 17.08.04 N 5981).

Сразу скажем, что новые нормы суточных, хотя в самом приказе этого нет, касаются только двух налогов: налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Практически по всем странам суточные увеличены. Но есть и исключения. Например, при направлении сотрудников в командировку в Болгарию суточные составят 55 долларов США вместо нынешних 57 долларов. Также подешевело суточное пребывание в Египте (вместо 62 стало 60 долларов) и Китае (вместо 68 стало 67 долларов).

Новый документ приобрел универсальную форму, объединив в себе сразу два старых приказа главного финансового ведомства страны относительно нормирования командировочных расходов при поездках за рубеж. Сейчас максимальные размеры суточных установлены пока в приказе Минфина России от 04.03.02 № 16н, а предельные расходы по найму жилых помещений регулирует приказ Минфина от 04.03.02 № 15н.

Максимальный размер возмещения расходов по найму жилья большинство организаций не интересует. Они нужны только бюджетным организациям.

Дело в том, что Налоговый кодекс позволяет возмещаемые расходы по найму жилья не включать в налоговую базу при исчислении НДФЛ и ЕСН в полном размере без каких-либо ограничений (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). А подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ позволяет полностью учесть расходы по найму жилого помещения для целей налогообложения прибыли. Аналогичное правило действует и в упрощенной системе налогообложения (подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

А вот нормы суточных для зарубежных командировок интересуют всех. Ведь учесть в составе расходов и для налога на прибыль, и для единого налога при упрощенной системе налогообложения можно только суточные в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Сейчас же, когда нормы и для налога на прибыль, и для ЕСН практически одинаковы, объекта обложения по ЕСН не возникает. Он не появится и в следующем году при направлении работников в командировки в страны, по которым минфиновский норматив суточных больше, чем нормы, установленные для расчета налога на прибыль (например, Италия, Белоруссия).

Нормы суточных при командировках в наиболее посещаемые страны для ЕСН, НДФЛ, налога на прибыль и единого налога при упрощенной системе налогообложения