Организатором конференции и приуроченной к ней выставки стала Гильдия управляющих документацией, соорганизаторами выступили аппарат Совета Федерации РФ, аппарат Госдумы РФ и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В работе конференции приняли участие около 350 представителей органов государственной власти 68 субъектов РФ, администраций федеральных территориальных округов, сотрудники аппаратов федеральных органов власти РФ.

На форуме обсуждались проблемы, тенденции и перспективы внедрения, развития и взаимодействия различных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в контексте практической реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия». Докладчики затронули вопросы нормативно-правового, методологического, программно-технического обеспечения и информационной безопасности.

Разработчики программных продуктов и производители оргтехники представили свои решения и рассказали о реализуемых проектах.

Участники мероприятия отмечают, что конференция создает предпосылки для решения задачи преодоления информационного дефицита в региональных органах власти при выборе и освоении ими автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.

По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами около 15\% всех документов безвозвратно теряется, до 30\% рабочего времени сотрудников затрачивается на их поиски; создается, в среднем, 19 копий каждого документа.

Владимир Баласанян, генеральный директор компании «Электронные офисные системы (ЭОС)»:

— Рынок систем делопроизводства и документооборота «повзрослел». Во-первых, он вырос в объеме (ЭОС, например, ежегодно удваивает число пользовательских лицензий). Кроме того, если раньше такими системами интересовались преимущественно крупные организации «обеих столиц», то сегодня наблюдается огромный интерес со стороны регионов, и все большая доля продаж продуктов для автоматизации ДО приходится на средние и малые предприятия. Сегодня одна из ключевых тенденций рынка — начало реальной интеграции делопроизводственных технологий с работой над электронными документами. Это существенный шаг к развитию электронного документооборота. Сегодня большую часть своего жизненного цикла документ проводит в электронном виде. Поэтому в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства необходимы технологии электронного документооборота. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами сулит огромную экономию затрат на изготовление, перемещение и повторное преобразование документа в электронную форму.

Людмила Варламова, старший научный сотрудник ВНИИДАД:

— Положение дел в сфере ДОУ можно охарактеризовать как переходный период. «Переход» совершается от традиционной к электронной форме ДОУ, что продиктовано стремительным развитием электронных технологий. Однако главной особенностью данного «перехода» является его абсолютная нормативно-методическая непроработанность. Сегодня отсутствует государственный подход к проблемам ДОУ даже на уровне федеральных органов исполнительной власти. Во-первых, практически все законодательные акты носят декларативный характер, а нормативно-методическая база во многом не отвечает требованиям времени. Во-вторых, даже существующая нормативно-методическая база лишена рычагов влияния, поскольку отсутствуют штрафные санкции за ее неисполнение. Еще одна проблема — это навязчивая идея «все перевести в электронную форму», особенно характерная для представителей компаний-производителей программных продуктов, применимых в сфере ДОУ. Идея звучит заманчиво и красиво, да только слишком фальшиво, поскольку даже в самых передовых компаниях все важные документы существуют параллельно на бумажной основе (правда, об этом компании деликатно умалчивают). Только параллельное и взаимодополняющее сосуществование электронной и традиционной систем ДОУ, провозглашенное на государственном уровне, должно стать основой новых нормативно-методических разработок.

Тимур Аитов, директор по развитию бизнеса РБК СОФТ:

— Полное упразднение бумажного документооборота сегодня действительно невозможно. Существующие стандарты делопроизводства не всегда учитывают особенности работы с электронными документами, кроме того, часть руководителей пока не владеют компьютерами. Однако постепенный перевод всего документооборота в электронную форму неизбежен при реализации концепции электронного правительства.

В своем докладе, рассказывая о примерах внедренных РБК СОФТ систем электронного документооборота, г-н Аитов остановился на особенностях и возможных областях практического применения данных систем. По его словам, решения РБК СОФТ по электронному документообороту базируются как на продуктах компании Documentum, так и на собственных разработках — системах RBCDocs, OutProject-III и RBC Contents 3.5. Использование данных продуктов позволяет значительно повысить эффективность деловых процессов за счет перехода к полностью безбумажным процессам подготовки, рассмотрения, согласования, утверждения и архивного хранения документов.

Тимур Аитов, директор по развитию бизнеса РБК СОФТ:

— Документооборот, канцелярия, архивы — все это звучит довольно уныло, и вряд ли стоило ожидать большого внимания аудитории к этой конференции. Тем не менее зал был полон, на стендах работали все ведущие ИТ-компании, специализирующиеся в этом сегменте рынка. Выступления вызывали бурные обсуждения, поступала масса «заковыристых» вопросов — все это было необычно, но это было так. Сегодня наблюдается выраженное стремление представителей госструктур наладить у себя электронный документооборот, причем организовать его в соответствии с мировыми и отечественными стандартами.

Многие государства, в том числе и Россия, занимаются реализацией национальных инициатив в области электронного правительства. По мнению менеджера по работе с государственными и общественными организациями Александра Данилина, это связано с понятием «сервисного государства»: государство должно стать поставщиком услуг для граждан и бизнеса, причем реализация этих услуг должна вестись по принципу «одного окна».

Важную роль в реализации идеи электронного правительства играют вопросы интеграции государственных информационных систем. По мнению г-на Данилина, главная проблема сегодня заключается в наличии медиаразрывов: существует необходимость повторного ввода одних и тех же данных, потребность многократного преобразования бумажных документов в цифровую форму и наоборот.

Заместитель начальника управления информационных технологий аппарата Совета Федерации Алексей Гужов:

— Пока в России упор делается на подключение к правительственному порталу органов исполнительной власти, в то время как законодательные органы должны иметь не меньше возможностей для диалога с обществом. Целесообразным было бы создание специализированной информационной системы «Парламентский портал», где были бы интегрированы парламентские информационные сайты. Предполагается, что это будет реализовано в 2004—2005 гг. в рамках ФЦП «Электронная Россия».

Начальник отдела систем электронного документооборота консорциума «Кодекс» Татьяна Копнина рассказала об опыте внедрения проекта по созданию единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга. В результате проекта, который длится около трех лет, все подразделения администрации северной столицы и органы исполнительной власти города объединены в единое информационное пространство, функции делопроизводства были полностью автоматизированы, в администрации внедрена единая технология учета документов, организация их движения, контроль над ходом исполнения поручений. Кроме того, были сделаны первые шаги по переходу к работе с электронными документами.