Системы видеоконференцсвязи (ВКС), позволяющие дистанционно проводить совещания и конференции с использованием аудио- и видеосвязи, интересуют корпоративных клиентов уже очень давно.

Почему недостаточно обычных телефонных звонков? По мнению ученых, при телефонном разговоре удается передать только десятую часть воспринимаемой при личном общении информации. В случае, когда включается еще видеоканал и есть возможность следить за жестикуляцией и мимикой собеседника, КПД передачи информации достигает 60\%. А когда появляется возможность не только наблюдать за реакциями человека — но и вместе с ним просматривать презентации, делая на экране пометки, видимые для всех собеседников, — «эффект присутствия» становится еще сильнее.

Системы ВКС становятся все более массовыми, и их использование обходится все дешевле, в том числе и в российских условиях. Вначале, конечно, приходится потратиться на покупку и установку техники для видеоконференцсвязи — потом эти расходы обычно окупаются. По данным планово-экономического управления Среднерусского банка Сбербанка РФ, экономия от использования системы видеоконференцсвязи составляет 1,2 млн. рублей в год, срок окупаемости — 4 года.

В зависимости от конкретных условий, видеоконференции можно использовать в режиме «монолога» (для донесения до удаленных подчиненных новых директив руководителя) или диалога. Система ВКС позволяет значительно расширить круг лиц, непосредственно участвующих в управлении, в процессе выработки решений.

Федор Бармин, заведующий отделом информатизации правительства Ставрополья:

— В российских условиях из-за значительной территориальной распределенности многих организаций непосредственное общение «вживую» часто требует слишком больших временных затрат. А дистанционное общение с удаленными подразделениями позволяет руководителю контролировать ситуацию практически в реальном времени и в реальном же времени корректировать решения нижестоящих инстанций. Оперативность контроля и скорость принятия решений в быстро изменяющейся обстановке сегодня приобретает огромное значение. И здесь альтернативы использованию видеоконференцсвязи просто нет.

Одно из интересных применений ВКС — дистанционное обучение. Среднерусский банк Сбербанка РФ использует видеоконференции в системе профессионального повышения квалификации персонала в Брянской, Калужской, Рязанской, Смоленской, Тверской и Тульской областях. По словам начальника отдела подготовки и обучения персонала этого банка Николая Банных, преимущества такого обучения — не только в снижении затрат на переезды и гостиницы и в сокращении времени отсутствия на рабочих местах. ВКС позволяет решить проблему одновременного обучения большого количества работников. Избавление от необходимости многократного повторения лекций позволяет эффективнее использовать квалифицированных педагогов. Кроме того повышается оперативность обучения — можно быстро осваивать новые, только что полученные или разработанные инструкции и методики.

Олег Ракутин, начальник отдела систем связи и телекоммуникации Среднерусского банка Сбербанка РФ:

— Косвенный эффект от применения видеоконференцсвязи (экономия рабочего времени — прежде всего высшего и среднего звена управленцев; оперативность в анализе проблем; возможность их решения с коллегиальным обсуждением и т. п.) не менее важен, чем прямой.

Федор Бармин:

— Можно отметить еще одну составляющую «косвенного эффекта» — это воспитательная функция ВКС. Участвуя в видеосовещании, управленцы среднего звена видят, как формируется конкретное решение, адекватное складывающейся ситуации. К тому же при традиционных формах совещаний отчеты часто проходят, если можно так выразиться, корпоративно — с жестким соблюдением субординации. А когда руководитель среднего звена отчитывается о проделанной работе в присутствии не только равных ему по рангу коллег, но и подчиненных, — это оказывает стимулирующее воздействие и на данного руководителя и на всех участников обсуждения.

Конечно, общение по каналам телекоммуникаций не может полностью заменить посещения филиала компании. Есть неформальные моменты — иногда руководителю хочется просто пройти по удаленному офису, увидеть работу людей и их настроения своими глазами… К тому же кроме деловых совещаний есть еще неформальное общение. Во всем мире многие сложные вопросы решаются за банкетным столом.

Олег Ракутин:

— Система ВКС, безусловно, не всесильна и не может заменить непосредственного общения с людьми. Здесь можно провести некоторые параллели с телемедициной. Ее задача — повысить эффективность медицинского обеспечения граждан. При этом телемедицина не заменяет непосредственного общения врача с больным. А в системе образования дистанционное обучение не может полностью заменить присутствующего в классе педагога. Так и система ВКС не закрывает пути для непосредственного общения.

Когда деловые совещания проводятся с использованием телекоммуникаций, неизбежно встает вопрос об обеспечении конфиденциальности. Здесь нужно определиться: с чем сравнивать — с другими средствами коммуникации, которым свойственны те же черты, или с приватным разговором в Булонском лесу? Бывают ситуации, когда надо срочно решить какой-то вопрос — и просто нет времени лететь на другой конец страны или мира, чтобы встретиться лично. По мобильному или офисному телефону давно решаются самые разные вопросы, и это никого не смущает. Существуют, наконец, специальные средства кодирования. Как отмечают эксперты, от специалистов требуется объективно оценить степень секретности обсуждаемых сведений и возможные усилия конкурентов, хакеров и т. п. по их добыче — и соответственно рассчитать усилия и затраты по защите данных.

Федор Бармин:

— На нынешнем этапе развития никто уже не оспаривает эффективности персональных компьютеров на рабочих местах. Думаю, что через некоторое время все мы будем так же относиться и к системам видеоконференцсвязи.

Сегодня все уже привыкли, что менеджеры компаний и госчиновники широко пользуются современными коммуникациями в повседневной работе. Повседневная работа руководителя — это отчеты и совещания. Не секрет, что руководители в бытовых привычках часто бывают консервативнее своих подчиненных, — но и в их жизнь современные технологии приносят все больше изменений.

Михаил Никифоров, руководитель направления систем видеоконференцсвязи департамента телекоммуникационных технологий компании «КРОК»:

— Технологии видеоконференцсвязи уже стали привычными и пополнили набор инструментов, оптимизирующих бизнес-процессы территориально-распределенных компаний. Этому способствовало несколько факторов. Прежде всего, легкость, с которой можно просчитать экономический эффект. Экономию времени сотрудников и сокращение расходов на командировки достаточно легко оценить — поэтому преимущества использования технологии видны наглядно. Лишнее подтверждение тому — интерес, который проявляют к технологии государственные структуры, т. е. те, кто вынужден обосновывать каждую статью бюджетных расходов и не может себе позволить расточительность.

Есть и скрытые положительные эффекты, которые в России обычно не оценивают количественно. Это повышение производительности труда, оперативности принятия решений. Рост общей удовлетворенности сотрудников условиями своей работы, в том числе из-за сокращения количества командировок. Все эти преимущества высоко оценили те, кто традиционно привык считать деньги и использовать достижения технологического прогресса, — банки. В настоящее время в активе у «КРОК» целый ряд таких проектов.

Видеоконференцсвязь привлекает принципиально новыми возможностями. Например, в сфере внутрикорпоративного обучения интерактивность технологии позволяет в реальном времени задать интересующий вопрос, видеть глаза собеседника. Возможности традиционных систем удаленного обучения не идут ни в какое сравнение с личным контактом обучаемого и преподавателя.

Помимо традиционных приложений — бизнес-совещания, дистанционное обучение, телемедицина, — сегодня появляются новые сферы применения ВКС. Так, по опыту компании «КРОК» могу сказать, что этой технологией активно заинтересовались региональные суды. Кадровые службы головных офисов компаний используют ее при собеседовании с сотрудниками удаленных офисов. Технология развивается и используется активнее, чем первоначально предполагалось. При этом чем шире используется система видеоконференций, тем быстрее она окупается.

Распространению ВКС способствует технологическая готовность многих организаций к ее внедрению. У подавляющего большинства крупных структур уже существует современная телекоммуникационная инфраструктура, качество каналов передачи данных в целом по стране достигает требуемого уровня. А когда есть необходимые телекоммуникационные ресурсы, то практически любая современная сеть позволяет организовать эффективную качественную работу видеосистем. Кстати, реализация видеосистем на основе существующих сетей передачи данных позволяет компаниям максимально сократить затраты. Это то, что называется «одна сеть для всех сервисов».