Сюда включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации. Нормы бухгалтерского законодательства не содержат понятия «представительские расходы». Таким образом, в настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст. 264 НК РФ. Согласно п. 2 ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся следующие расходы:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика и официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Данный перечень является закрытым, и к представительским расходам не может быть отнесена оплата аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием, расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний, а также расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема лиц, участвующих в переговорах, не являются экономически оправданными, в связи с чем не учитываются для целей налогообложения прибыли как не соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Для правильного отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов по приему и обслуживанию деловых партнеров необходимо правильно оформить следующие документы:

• Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов.
• Приказ об утверждении круга лиц, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на представительские расходы.
• Приказ об установлении срока представления авансовых отчетов подотчетными лицами в бухгалтерию организации.
• Приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов.
• Общую смету на прием деловых партнеров, утвержденную руководителем предприятия на предстоящий год.
• Смету на разовый прием деловых партнеров (в пределах годовой сметы) за подписью руководителя с указанием лица, ответственного за прием и за все произведенные расходы.
• Документ, указывающий цель прибытия партнеров (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны предприятия.
• Отчет о проведенном буфетном обслуживании с указанием видов продуктов, цены, количества и общей суммы за подписью ответственного за торжественный прием лица, и лица, которое занималось сервировкой стола.
• Акт на списание представительских расходов.

В целях налогообложения составляется налоговый регистр учета представительских расходов (при этом следует учесть, что не все виды представительских расходов принимаются в целях налогообложения, например посещение культурно-зрелищных мероприятий, организация лечебно-профилактического обслуживания делегатов).

Денежные средства на представительские расходы кассир выдает подотчетному лицу на основании оформленного приказа руководителя или заявления работника с визой руководителя. Согласно приказу составляется исполнительная смета затрат на представительские расходы, которая утверждается руководителем.

Исполнительная смета должна содержать такие реквизиты, как дата и место проведения деловой встречи (приема), программа проведения деловой встречи, список участвующих лиц с обеих сторон, конкретное назначение расходов и их величина.

После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру. Из подотчета данные суммы списываются по истеч
ении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом необходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приема делегации.

Все произведенные расходы должны быть обоснованы и оформлены первичными учетными документами согласно п. 2 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для целей налогообложения прибыли согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Однако существует целый перечень не упомянутых в кодексе затрат на прием представителей других фирм. Теперь согласно письму Минфина России от 9 июня 2004 года № 03−02−05/1/49 в программу указанных мероприятий можно включить стоимость спиртных напитков и табачных изделий. Во избежание спора с налоговыми органами необходимо иметь документальное подтверждение фактического использования спиртных напитков и сигарет при проведении официальных приемов, буфетном обслуживании и т. п.

Иногда организация организует ужин с представителем потенциально возможного покупателя продукции предприятия в ресторане и задают вопрос, а можно ли отнести к представительским расходам налогоплательщика сумму счета из ресторана, в котором для стимулирования сделки был организован ужин?

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что представительские расходы являются таковыми независимо от места проведения указанных мероприятий. Для экономического обоснования расходов нужно иметь отчет о встрече и счет из ресторана, в котором был проведен ужин с соблюдением вышеуказанных требований.