На прошлой неделе компания Microsoft провела в своем московском офисе технический семинар для представителей прессы. На нем были рассказаны некоторые общие положения о Microsoft Office System 2003 и на большом экране показаны некоторые особенности новых программ.
Так нужен ли нам новый «Офис»?
Слово System, добавленное к привычному названию, не случайно. Компоненты «Офиса» теперь находятся в еще более тесном взаимодействии друг с другом. Как утверждают представители Microsoft, теперь это «единая мощная система обработки деловых данных».
Центр этой системы — сервер, обеспечивающий совместную работу группы людей. Серверное программное обеспечение от Microsoft позволяет пользоваться всеми новыми возможностями и преимуществами. Без него, к сожалению, ничего интересного не останется — «единая система» превратится в простой набор программ, ничем на фоне предыдущих версий «Офиса» не выделяющийся.
Подробнее об интересных моментах. Прежде всего, стоит упомянуть о совместной работе над проектом. При помощи технологии SharePoint кто угодно, даже имеющий самые общие представления о компьютерах пользователь, может создать рабочий проект и «добавить» в него своих коллег. На сервере появляется отдельная страничка, зайдя на которую, пользователь может так или иначе поучаствовать в работе: дописать свои комментарии, добавить новый текстовый документ, таблицу, презентацию. Упрощает работу встроенная программа обмена сообщениями — вроде MSN Messenger, только действует она лишь в пределах локальной сети.
Определенные изменения претерпели и традиционные Word, Excel, Outlook.
Первые два приложения были усовершенствованы во многом за счет использования языка XML для хранения документов. Благодаря последнему, кстати, документы стали более универсальными, гибкими. Можно защищать части текста от редактирования, можно делать их доступными лишь определенным пользователям, можно создавать в Word полноценные формы (шаблоны), в которых пользователю затем придется заполнить лишь определенные поля.
XML настолько удобен и гибок, что позволяет очень многое. Впрочем, здесь уже заслуга не Office — язык разметки был придуман довольно-таки давно.
Что касается Outlook, то здесь прежде всего стоит отметить расширенные возможности управления письмами.
Помимо привычной системы папок (когда фильтры распределяют корреспонденцию по разделам в зависимости от тех или иных параметров писем), появилась система так называемых «папок поиска». Суть этих псевдо-папок заключается в том, что физически письма в них не хранятся. Создавая такую папку, вы создаете своеобразный фильтр, который по заданным критериям ищет письма и выдает результаты. Например, можно создать папку, при открытии которой на экране будут отображаться все послания от определенного человека. При этом храниться в ней ничего не будет — все письма находятся в тех папках, куда они пришли.
Есть достаточно полезная возможность «интеллектуальной группировки» почты. Письма можно упорядочить, например, по времени получения, важности, объему. В результате пользователь получит краткий список получившихся разделов. Скажем, «сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год». Кликнув по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют критериям. При этом есть возможность работать с такими группами как с отдельными объектами. Скажем, можно перетащить пункт «за последний месяц» в отдельную папку и сохранить там в качестве архива.
В новом «Офисе» можно накладывать ограничения не только на срок жизни письма, но и на возможность пересылки его другим людям, на копирование текста из него и даже снятие скриншотов.
Кроется, однако, в этом свой подводный камень. Проблема в том, что все эти «фишки» будут работать лишь в том случае, если и вы, и получатель письма используют Office 2003. Только он понимает, имеет ли письмо какие-то ограничения. Если у коллеги установлена старая версия того же Outlook или другой почтовый клиент, защищенное письмо открыть вообще не получится. Как и множество других функций, эта будет работать лишь в случае повсеместного использования нового пакета программ.
На самом деле письма с установленным сроком жизни не уничтожаются. Они просто исчезают из поля просмотра и становятся недоступными обычным пользователям. Администраторы же все равно смогут вытащить пис
ьмо с сервера. Подобное объяснение в некоторой степени обескураживает: какой смысл называть тогда это псевдоуничтожение мерой по защите информации? Защитой информации от получивших её сотрудников — да, может быть. А вот остановит ли это хакеров? Вряд ли.
Итак, сделаем выводы. Да, переходить на новую версию «Офиса» стоит. Но лишь в том случае, если перейдет вся ваша фирма сразу. Внедрение новых серверных приложений, несомненно, способно упростить совместную работу.
Если же часть пользователей продолжит работать в любой из старых версий «Офиса», смысла в перевооружении нет.
И наконец, «домашние пользователи», для которых Word — это просто средство напечатать реферат, Excel — средство нарисовать таблицу, а Outlook — способ проверить почту, без проблем обойдутся любой старой версией. Расширенная функциональность, несомненно, удобна, но пользоваться ей будет далеко не каждый.
