При словах «планирование», «управление временем», многие российские менеджеры поеживаются. Плохо вяжутся эти технологии с российским «бездорожьем и разгильдяйством», а в особенности — с «широкой русской душой». Но кто сказал, что управление временем — это талмуды «детальных планов», мирно пылящиеся на полках?

Диктофон позволяет прекрасно «утилизировать отбросы» времени — моменты ожидания, «автомобильное» время (особенно простаивание в пробках), время прогулок, тренировок в спортзале и т. п. При этом все текущие мысли и задачи «материализуются» на диктофоне, освобождая перегруженный мозг менеджера для размышлений о возвышенном и стратегическом.

«Шеф ничего не забывает»

Полезнейшее применение диктофона — фиксация мыслей и контроль поручений. Как говорил один предприниматель, а в советское время директор завода — «Завидую вам сегодняшним, мне очень не хватало диктофона в работе. Иду по цеху, по конструкторскому бюро, разговариваю с людьми — возникает множество мыслей, которые в „текучке“ трудно записать, а хотелось бы».

Контроль мыслей, задач и поручений в диктофоне рекомендую организовать следующим образом:

1.Заведите в диктофоне папки «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный».

2.При фиксации мыслей и поручений сразу выбирайте подходящую папку. Большое достоинство отдельного диктофона по сравнению со встроенным в мобильный телефон или КПК — «эргономичность», удобство управления, в частности переключения между папками.

3.Регулярно «разгребайте» папки и выполняйте или контролируйте задачи. «Ежедневный контроль» рекомендую прослушивать и расчищать раз в день, «Еженедельный» — раз в неделю, «Мысли» — в моменты творческого настроения.

Структуру папок выбирайте удобную для вас. Иногда полезно разделить личные и рабочие мысли и задачи, иногда — упорядочить их по приоритетности. В любом случае, вы гарантируете, что «текучка» не потеряется из-за ограниченности вашей памяти, и у сотрудников скоро войдет в поговорку — «шеф ничего не забывает». Ведь, как говорил один полковник, «самая лучшая память тупее самого тупого карандаша».

Если вы не «аудист» по типу личности, т. е. звуковой канал восприятия для вас не главный, возможно, вам пригодятся не все функции диктофона. Например, лично для меня оказалось неудобным фиксировать на диктофоне мысли — «думая» окончание мысли, я должен видеть ее начало, а это возможно только при записи на бумагу или карманный компьютер. Но облегчить себе рутину контроля «текучки», на мой взгляд, с помощью диктофона можно вне зависимости от типа восприятия.

Связь с компьютером

Цифровой диктофон хорош еще и тем, что Windows при подключении к USB-порту, имеющемуся на всех современных компьютерах, «видит» диктофон, как диск с файлами. Файлы можно переименовывать, раскладывать по папкам, прикреплять к задачам в Outlook, и т. д. Очень удобно — в Outlook достаточно написать заголовок задачи или мысли, а все подробности при необходимости послушать в записи.

Диктофон присваивает файлам стандартные цифровые названия. Можно не тратить время на переименование файлов, а делать это только для записей интересных событий, требующих большего внимания. Записи по клиентским проектам, семинарам и другим мероприятиям можно собирать в соответствующие папки. Остальные файлы при необходимости ищутся по дате, либо на них делаются ссылки-ярлыки из задач Outlook.

Файлы DSS (Digital Speech Standard) компактнее, чем mp3, при этом сохраняют неплохое качество передачи речи. На 64-мегабайтную флэш-карту входит 22 часа записи. Таким образом, даже запись однодневного тренинга (около 20 мб) вполне реально пересылать по e-mail разбитой на 4−5 файлов. Небольшие поручения и мысли пересылаются совсем легко. При необходимости можно переконвертировать DSS в mp3.

Командная работа

Поскольку диктофонные файлы удобно пересылать, это прекрасный инструмент организации командной работы, особенно удаленной. Например, вы растолковываете подчиненному сложное поручение. С вероятностью 90\% при ее выполнении он ошибется. Прописывать на бумаге — потратишь уйму времени. Если же постановка задачи (в т.ч. ваши ответы на все уточняющие вопросы подчиненного) происходит под диктофон, перед исполнением подчиненный может еще раз прослушать поручение и освежить в памяти «живую» постановку задачи, а не сухие пункты бумажной инструкции.

Удобно также пересылать заинтересованным коллегам фрагменты мероприятий — семинаров, совещаний, переговоров. Только не пытайтесь записывать беседу на диктофон тайно от контрагента! Помимо этических аспектов, учитывайте, что индикатор аудио- и видеозаписи («прослушки») стоит недорого и имеется у многих руководителей.

Кстати сказать, диктофон очень хорошо дисциплинирует в том, что в просторечии называется «отвечать за базар». Он быстро приучает любые переговоры и обсуждения вести так, как будто они записываются на диктофон — и уберегает от многих нежелательных высказываний.

«Стратегические картонки»

Для топ-менеджера московской телекоммуникационной компании была разработана система, включавшая:

• Диктофон для топ-менеджера, на который поручения «на контроль» надиктовывались в ходе совещаний, вечером (когда секретарь уже уходил из офиса), в автомобиле.
• Excel-форма контроля задач для секретаря, в которую секретарь заносил все поручения из диктофона, из пересланных топ-менеджером электронных писем, и т. д.
• «Стратегические картонки» для топ-менеджера и заместителей — картонные листы-закладки в ежедневник, на которых были выписаны ключевые цели руководителя на ближайший год. Каждое совещание начиналось с прохождения по «стратегическим картонкам», при этом все заместители видели, что топ-менеджер надиктовывает пометки «на контроль». Благодаря этому менеджеры уделяли больше времени долгосрочным задачам, отвлекаясь от «текучки».

Топ-менеджер оценил прирост эффективности только за счет внедрения этой системы примерно в 1−1,5 часа в день. Даже если у вас нет секретаря, заведите себе такую систему. Контролируйте с помощью диктофона не только «текучку», но и продвижение к стратегическим целям. Контролируйте демонстративно, чтобы подчиненные и коллеги «прониклись».

Технические аспекты: что выбрать?

Диктофон, по изложенным выше причинам, необходим цифровой. Но покупать ли отдельный диктофон, или пользоваться диктофоном в карманном компьютере или смартфоне? (диктофоны в простых мобильных телефонах, как правило, несерьезны и неудобны).

Отдельный диктофон

Плюсы: Выше качество записи (особенно в конференц-режиме, прекрасно слышны вопросы спокойным голосом с заднего ряда), качество воспроизведения mp3 Выше скорость работы (достал — нажал — записал)

Минусы: Дополнительная «железка» в карманах или портфеле Дополнительная забота о батарейках или подзарядке аккумуляторов

Диктофон в КПК или смартфоне

Плюсы: В КПК как правило можно присоединять запись к «Заметке», автоматически синхронизируемой с соответствующим разделом Outlook.

Минусы: Хуже эргономика — не одна большая кнопка «Record» на корпусе, а необходимость влезать в глубины интерфейса. Может быть труднее работа с записями — больше телодвижений при переносе на компьютер. Могут быть неудобства типа прерывания записи при входящем телефонном звонке.

Отдельный диктофон эргономичен и прост в работе — новая запись создается нажатием одной кнопки. А диктофон хорош в первую очередь именно для фиксации мыслей и задач, приходящих в голову в самых неподходящих условиях и требующих моментальной записи (иначе забудется).

Диктофон в смартфоне имеет одно любопытное преимущество — удобнее пользоваться в публичных местах. Говорит себе человек по телефону, и говорит. Впрочем, лет 10−15 назад человек с плейером и наушниками на голове обращал на себя внимание, а сейчас — нет. К людям с мигающими синим огоньком Bluetooth-гарнитурами на ухе народ тоже постепенно привыкает. Через год-другой вид человека, в транспорте или на ходу надиктовывающего что-то своему верному электронному помощнику, тоже не будет вызывать удивления.