Преимущества аутсорсинга

Классические учебники по экономике и словари гласят: «аутсорсинг (out — внешний, source — источник) — это способ оптимизации деятельности предприятий за счет сосредоточения усилий на основном предмете деятельности и передачи непрофильных функций и корпоративных ролей внешним специализированным компаниям». Иными словами, если вы считаете, что выполнение определенных функций для вашего бизнеса дорого и малоэффективно, то стоит подумать о передаче их той компании, для которой этот вид деятельности профильный.

Аутсорсинг — это один из элементов практически воплощенной концепции В2 В (business to business). Компания концентрируется на услугах, в которых нуждаются не физические, а юридические лица. И действительно, в аутсорсинг могут передаваться многие процессы. Управление кадрами, финансами, информационными процессами, уборка, управление недвижимостью, реклама и pr — лишь немногие из них.

Рашид Галямов, руководитель ИД «Парадигма»:

— Вопрос, создать ли pr-отдел в компании или передать эту функцию специализированной организации, стоит перед каждым руководителем. Если компания стремится к снижению издержек и эффективному выстраиванию составляющих бизнеса, то она передаст в аутсорсинг и pr, и рекламу, и IT-технологии. Например, набрать команду высококлассных pr-специалистов в Казани не только дорого — практически невозможно, на них острый дефицит. А аутсорсинг предполагает именно комплексную работу сразу нескольких разноплановых специалистов для клиента. Плюс у PR-агентства имеются «естественные» преимущества, которые невозможно достичь обычному предприятию (скидки в СМИ, неформальные контакты и т. д.). Все это дает синергический эффект, измеряемый, поверьте, в огромных суммах. Например, один наш клиент за последний год, как мы посчитали, получил экономию в виде бесплатного эфира и публикаций в 100 тысяч долларов. Разве это не аргумент в пользу аутсорсинга для руководителей, которые хотят быть конкурентными и работают над издержками.

Применение аутсорсинга позволяет высвободить ресурсы организации, задействованные во второстепенных функциях и направлениях. Привлечение аутсорсера чаще всего дешевле содержания собственной структуры, занимающейся аналогичной деятельностью. Организация получает экономию на заработной плате, налогах от фонда оплаты труда, административных расходах. У специализированного аутсорсера себестоимость выполнения той же функции обычно ниже, поскольку он продает свои услуги «оптом». Аутсорсинг дает возможность пользоваться услугами специалистов в конкретной области, предоставляет доступ к технологиям более высокого уровня.

Ляля Идиятуллина, генеральный директор АКЦ «Совет»:

— Многие компании имеют непрофильные активы. Как-то в процессе нашей работы с одной промышленно-строительной компанией выяснилось, что один из цехов производит непрофильную продукцию. Условия труда в цехе были тяжелыми, зарплата низкой, оборудование устарело. По нашей рекомендации компания передала производство в аутсорсинговую фирму, а сотрудников перевела в другие подразделения, выпускающие профильную конкурентноспособную продукцию. Эффективность работы компании повысилась.

Кадрия Анварова, генеральный директор ООО «Независимая консалтинговая фирма» (НКФ):

— Аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета в последние годы получил широкое распространение. Аутсорсеры предлагают свои услуги в области постановки, ведения, восстановления бухгалтерского и налогового учета, разработки учетной политики, составления отчетности, ведения дел с налоговыми инспекциями. Ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, которые предлагает специализированная фирма, вполне по карману небольшой организации. И это будут высококвалифицированные услуги, поскольку их чаще всего оказывают аудиторские фирмы, имеющие соответствующих специалистов. Одновременно сокращаются затраты организации на оборудование рабочих мест для бухгалтерии (приобретение компьютеров, справочно-правовых систем, бухгалтерских программ, периодических изданий и т. п.).

Сегодня аутсорсинг — привычный инструмент современного бизнеса, но для ряда компаний он все же может оказаться бесполезным:

Рашид Галямов:

— Эффективен аутсорсинг будет лишь при заинтересованности первого лица компании, которая потом передается всем структурам организации. А подобный интерес может возникнуть лишь у рыночной компании, постоянно борющейся за рынок, — не государственной, не лоббистской. Без эффективных связей с общественностью невозможна работа современного рыночного предприятия.

Внедрение и сопровождение аутсорсинга

Если вы уже твердо решили, что аутсорсинг вам полезен и необходим, то будьте готовы к тому, что его внедрение на первоначальном этапе потребует серьезной системной работы, глубокого анализа вашего предприятия и финансовых вливаний. Вместе объединяются два совершенно разных бизнеса, и поэтому успех зависит от многих факторов. К сожалению, взаимодействие со сторонней организацией может принести не только приятные неожиданности.

Сергей Львов, генеральный директор ООО «Инталев-Поволжье»:

— Очень часто, когда нас спрашивают: «Можете помочь подготовить конкурсную документацию на аутсорсинг?», мы отвечаем, что можем, но прежде ответьте на следующие вопросы. Сможет сторонняя аутсорсинговая компания качественно подготовиться к оказанию услуг, не зная, что вы собираетесь строить новые офисы и представительства? Как должна догадаться аутсорсинговая фирма, что ваши обороты к концу года вырастут в 3 раза, а компьютерная сеть будет «тормозить и виснуть», потому что сервера перестали справляться? Вы готовы сосчитать, какие убытки понесет ваш магазин, если компьютеры «повисли», а специалист из обслуживающей фирмы едет уже второй час — он просто не знает, что нужно торопиться?

По словам экспертов, сегодня в России правовая основа аутсорсинга отсутствует, обычно компании, практикующие аутсорсинг, заключают договора на возмездное оказание услуг. Кроме того, в договоре следует предусмотреть все возможные спорные моменты, а риски оценить заранее.

Кадрия Анварова:

— В целях уменьшения налоговых рисков при заключении договоров финансового аутсорсинга нужно учитывать, что предмет договора должен быть четко прописан. Например, при заключении договора на ведение бухгалтерского учета нужно детально прописать обязанности сторон, определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. В договоре также следует оговорить ответственность за нарушение конфиденциальности и за ошибки, допущенные аутсорсером при ведении учета или составлении отчетности. Если деятельность аутсорсера лицензируется, то нужно проверить наличие у него лицензии. Операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены и подтверждены документами (договор, копия лицензии, если она необходима, счет-фактура, акт об оказании услуг, подписанный обеими сторонами договора).

По словам Сергея Львова, переход к аутсорсингу нельзя совершать спонтанно, в идеале ему предшествует серьезная подготовительная работа. Информационные технологии, например, сопровождают все основные бизнес-процессы компании, поэтому руководству необходимо четко видеть цель и направление развития компании. Прежде чем оптимизировать расходы на IТ, необходимо сформулировать стратегии компании на ближайшие 3−5 лет, и на их основании разработать «План IТ-стратегий компании» или «План информационного развития». Должны быть выделены и четко описаны все бизнес-процессы связанные с IТ, чтобы при передаче функций сторонней компании не возникла пустота или неразбериха. Места стыковок ИТ-процессов внутри компании с процессами аутсорсинговой компанией должны быть описаны и четко формализованы. Это потребует разработки новых должностных инструкций и регламентов для всех подразделений компании. Кроме того потребуется грамотно рассчитать необходимые ресурсы и разработать мероприятия на время переходного периода передачи управления IТ другой компании. Плюс, совместно с аутсорсинговой компанией внедряется какой-то из международных стандартов (или разрабатывается свой стандарт) «сопровождения и обеспечения непрерывности деятельности компании».

Сергей Львов:

— Некоторые скажут, что можно передать только часть функций. Можно, но только для обеспечения «непротиворечивости», придется пройти все те же упомянутые выше этапы и добавить новые, связанные с разделением ответственности. Кто будет отвечать «за костюмчик», а кто — «за пуговицы»? А разделение ответственности всегда связано с разделением денег, и как их разделить в таком случае, — задача не тривиальная.

Параллельно с передачей своих функций сторонней организации придется раскрыть ей соответствующие процессы, условия работы, перспективы развития и даже коммерческие тайны. Проблема лишь в том, что большинство нереспубликанских компаний не готовы раскрыть свою «кухню» — у нас широко распространена практика конвертных выплат, «серого» рынка труда, ухода от налогов и т. п.

«Недостаточная прозрачность бизнес-процессов внутри предприятий является одной из причин, сдерживающих развитие аутсорсинга. Кроме того аутсорсинг выявляет проблемы бизнеса, которые ранее были скрыты или недооценены», — считает Кадрия Анварова. Но внедрение аутсорсинга поможет приступить к их решению своевременно, может даже оказаться своеобразной профилактикой.

Рашид Галямов:

— Я понимаю руководителей, которые опасаются аутсорсинга. Он связан с передачей информации, раскрытием секретов. На практике применяются традиционные требования по защите конфиденциальной информации между партнерами. Но с другой стороны, мы сегодня живем в информационном обществе, где нет секретов. Достаточно открыть Интернет, и вы все обо всем узнаете. Если вы и пытаетесь скрыть «скелет в шкафу», то рынок рано или поздно об этом все равно узнает. А грамотный pr-специалист поможет выстроить легенду на основе всей информации.

Следует отдавать себе отчет, что отказаться от услуг аутсорсинговой компании через год не удастся. Только разработка контракта на оказание IT-услуг, из опыта Сергея Львова, занимает в среднем год-полтора. Она влечет за собой реструктуризацию компании как организационную, так и функциональную, и должностную, и финансовую.

Ляля Идиятуллина:

— Использование аутсорсинга дает возможность побеждать в конкурентной среде. Поэтому я всегда советую внедрять его организациям, обратившимся к нам за консультацией.

Пословица гласит «Не клади все яйца в одну корзину», а расчет подсказывает заманчивую перспективу сделать работу чужими руками. Прислушайтесь и рассчитайте правильно.