Как понять, что компания готова перейти на аутсорсинг
Аутсорсинг — это передача сопутствующих, не приносящих компании дохода бизнес-процессов специализирующемуся на них подрядчику. На рынке немало компаний, которые знают все про уборку, охрану, доставку или ведение бухгалтерии. Отдать на аутсорсинг можно практически любые бизнес-процессы. Но логично передать те, которые лучше сделает профессиональный подрядчик, чем способна организовать компания своими силами. При этом не стоит путать аутсорсинг с аустаффингом. Во втором случае в компанию заказчика интегрируется конкретный человек — для выполнения работы на постоянных условиях.
Причины обращения к специализированной аутсорсинговой компании у каждого собственника свои. Это может быть старт бизнеса, экспансия в регионы или агрессивный рост на рынке. В любом случае, если решение задачи отнимает колоссальное количество времени, заниматься задачей неприятно, неинтересно, неперспективно и некому, но нужно — следует отдать ее решение тому, кто сделает это хорошо, профессионально, играючи.
Отдайте непрофильные процессы на аутсорсинг при открытии компании. Так вы высвободите время на реализацию бизнес-идеи.
Экономьте на налогах и расходах. Стоимость услуг зависит от объемов хозяйственных операций, на старте их не много, так что аутсорсинг будет доступнее, чем содержание специалиста в штате.
Заранее определите цели аутсорсинга. У собственника должно быть четкое понимание, какой именно бизнес-процесс он передает подрядчику и почему.
Откажитесь от аутсорсинга, если видите отрицательный экономический эффект. Поменяйте поставщика или продумайте организацию бизнес-процесса силами компании.
Аутсорсинг = взаимодействие
Бизнес-процесс, который собственник намерен передать подрядчику, должен быть регламентирован. Важно понимать, кто и за что отвечает, какие контрольные точки будут расставлены, как владелец сможет проверить и оценить работу исполнителя.
Передавая на аутсорсинг, например, ведение бухгалтерии, собственник часто думает, что все вопросы — практические и юридические — становятся «головной болью» подрядчика. Это заблуждение. В моей практике был такой случай. Компания передала на аутсорсинг бухгалтерские услуги. Подрядчик уплатил налог, но не в ту инспекцию, о чем налоговая уведомила компанию-заказчика. Но решение ФНС направила не электронным путем, а письмом — на адрес регистрации юрлица. Заказчик не проинформировал подрядчика о получении письма. На счет компании пришло взыскание. Так как сроки подачи возражения прошли, пришлось уплатить штраф. Если бы собственник своевременно проинформировал подрядчика о письме из налоговой, деньги просто перечислили бы из одной инспекции в другую.
Передавая бизнес-процессы другой компании, помните, что аутсорсинг — это взаимодействие сторон. Всегда.
Как правильно заключить договор
В договоре с подрядчиком следует обязательно оговорить ряд условий.
Детально опишите все услуги, которые передаете на аутсорсинг. Не пользуйтесь общими фразами "оказание бухгалтерских услуг" или "оказание юридических услуг".
Пропишите точные сроки оказания услуг.
Разберитесь с политикой ценообразования в компании. Вам должна быть понятна стоимость услуг и причины изменения цен.
Обратите внимание на инструменты оказания услуг, наличие специализированного программного обеспечения.
Укажите ответственность обеих сторон и условия расторжения договора.
Чек-лист по выбору подрядчика
Аутсорсинг — конкурентный рынок. Стоимость услуг при выборе юриста, бухгалтера или врача — не главное. На рынке хорошо работает «сарафанное радио», цена здесь часто формируется от уровня квалификации специалистов и зависит от объема работ. Но есть общие правила по выбору подрядчика.
Проверьте контрагента в специализированной программе, например, через Контур.Фокус. Так вы получите информацию о руководстве, сможете проанализировать историю компании и динамику выручки, численность штата, наличие лицензий, долгов, участие в судебных тяжбах и пр.
Определите двух-трех потенциальных поставщиков и познакомьтесь лично. Так вы сможете задать вопросы, в которых хорошо разбираетесь, оценить ответы и уровень взаимодействия.
Внимательно изучите договор.
Не получили ожидаемого эффекта - меняйте поставщика услуг. Иногда важные вещи познаются в сравнении.
Яна Курбанова
Сооснователь аутсорсингового центра АУРУМ
Специально для TatCenter
