Развитие бизнеса привело к росту рабочих нагрузок. Объем работы офисных и кабинетных работников увеличился настолько, что привел к хронической нехватке рабочего и свободного времени. Справиться с этой бедой современности, призван тайм-менеджмент (Time Management, ТМ) — относительно новый для России и динамично развивающийся междисциплинарный раздел науки. Посвящен тайм-менеджмент изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах человеческой деятельности. ТМ имеет обширные связи со множеством других наук: философией, психологией, социологией, биологией, физикой и др.

Обилие всевозможных курсов по ТМ представляют собой системное изложение базовых элементов: знаний, методов и упражнений, которые можно произвольно комбинировать для успешного решения конкретных задач по совершенствованию навыков управления временем.

Пройти курсы можно как в очной, вечерней, так и в дистанционной форме. Дистанционный учебный процесс основан на модульном предоставлении информации. Модули формируются в виде набора разделов из разных дисциплин, объединяемых по тематическому признаку. Их логические связи создают основу для получения определенных навыков. Например, таким образом можно пройти тренинг на тему: «Корпоративный тайм-менеджмент» или «Тайм-менеджмент на основе Microsoft Outlook». Кстати, во многих компаниях приложение MS Office Outlook традиционно используется только как почтовая программа. Между тем, его применение может способствовать оптимизации корпоративного тайм-менеджмента. Внедрение Outlook позволяет значительно повысить эффективность использования рабочего времени.

Тренинги по управлению временем предназначены для руководителей и сотрудников компании, деятельность которых сопряжена с необходимостью выполнять большое количество задач в сжатые сроки. В корпоративном режиме длительность программы варьируется от 1 до 3 и более дней в зависимости от задач, состава и глубины проработки тематики. Индивидуальные занятия могут длиться всего 4−5 часов, хотя и стоят дороже, в среднем 8−10 тысяч рублей.

Удобная форма подачи материала позволяет освоить целый набор тем: как правильно учитывать время, ставить цели и находить ресурсы, научиться планировать и принимать решения, применять MS Outlook для управления временем. Занятия проходят как в открытом, так и в корпоративном режиме. Если на тренинге группа желает решить какие-то специфические задачи своей компании, то программа может быть скорректирована с учетом возникших потребностей. Например, расшириться курсом «стресс-менеджмент».

Те, кто решил ознакомиться со всеми тонкостями программы MS Outlook, в рамках выбранного курса учатся с его помощью архивировать и анализировать задачи, пользоваться календарным расписанием и управлять входящей информацией и e—mail, синхронизировать его с внешними устройствами и адаптировать к работе в корпоративной среде.

Ирина Чугунова, бизнес-тренер Центра подготовки персонала «Фактор-П» (г. Казань):

— Основная задача тренингов по ТМ — показать, что планировать время в России нужно и возможно. Именно такие программы могут вдохновить участников на обучение взаимоотношениям со временем, которые каждый выстраивает сам в зависимости от личных предпочтений. Здесь действует принцип «шведского стола»: лучшие методы и техники — это удобные ЛИЧНО МНЕ методы и техники. Вопрос упорства и мотивации.

В компаниях зачастую присутствует следующая ситуация. Например, руководитель сам прошел тренинг по ТМ, увлекся этой идеей и решил весь коллектив приобщить к учету и контролю рабочего времени. В результате проведенного в компании хронометража выясняется, что свободного времени у сотрудников более чем достаточно. В такой ситуации важно не перегнуть палку, применяя директивные рычаги управления — например, ежедневную сдачу личных листков учета рабочего времени. А внедрять «ТМ-бациллу» постепенно, мотивируя сотрудников через корпоративные программы обучения.

В то время как тренеры всевозможных центров учат регулировать рабочее время всеми доступными средствами, разработчики программных продуктов тоже не сидят без дела. И Outlook — далеко не единственный программный продукт, способный регулировать рабочее время. Большой помощник в этом деле упомянутый Microsoft Project. Он позволяет быть в курсе всех дел, контролировать трудозатраты по проектам, расписание и финансы и эффективно обмениваться данными. На официальном сайте компании-изготовителя можно даже загрузить 60-дневную пробную версию и ознакомиться с программой на практике.

Альтернативой Sharepoint (WSS) и MS Project является — IBN (Instant Business Network) система автоматизации управления проектами, документами и задачами. Она включает в себя модули управления инцидентами Help Desk (Service Desk), учет рабочего времени, интеграцию с Microsoft Project и MS Office, инструменты совместной работы, хранения и поиска корпоративных данных. В отличие от MS Project, IBN включает в себя возможности обмена короткими сообщениями и файлами по защищенному каналу передачи данных, получение уведомлений о событиях в системе, библиотеку файлов и др.

Поскольку IBN является веб-порталом для совместной работы, то непременно включает в себя такие типовые объекты как списки, задачи, обсуждения, общие календари, библиотеку документов. В этой системе доступны стандартные функции по редактированию и хранению документов, контролю их версий, ведению онлайн-конференций, групповых дискуссий, автоматическому напоминанию и уведомлениям.

Сергей Синюгин, генеральный директор компании «Медиачеис» (г. Москва):

— Для успеха в бизнесе организация при любых обстоятельствах должна сохранять свою управляемость. Для этого руководителю нужен полный контроль над компанией. Если необходимость контроля над материальными ресурсами и финансами очевидна, то ресурсы нематериальные: информация, время, люди, порой остаются вне поля зрения менеджмента. Хотя именно в них кроется секрет успеха. Сейчас, когда многие компании задумались об оптимизации своего бизнеса, эта тема становится еще более актуальной.

Повышение производительности труда и эффективности деятельности сотрудников — необходимый этап этого процесса. И во многом здесь помогают системы тайм-менеджмента и ведение листов учета рабочего времени. С их помощью руководитель может увидеть, какие функции ежедневно выполняет каждый сотрудник, как они влияют на его ключевые показатели работы (KPI), дублируются ли они между несколькими сотрудниками. С помощью этой информации менеджмент сможет вовремя вносить необходимые корректировки, необходимые для более эффективной работы предприятия.

Юрий Багров первый заместитель министра информатизации и связи Республики Татарстан:

— Вот уже почти четыре года по личной инициативе министра Фарита Фазылзянова почтовая программа Outlook эффективно применяется нашими сотрудниками как инструмент тайм-менеджмента. Мы уже убедились в том, что программа помогает рационально использовать рабочее время. Главное ее достоинство — исчезает напряжение и чувство, что ничего не успеваешь — фиксируется абсолютно все, что требует внимания.

Кроме того, в министерстве внедрено проектное управление Microsoft Project. Этот программный продукт позволяет получать информацию, управлять проектами, графиками работ и финансами, поддерживать согласованность рабочих групп.

Бумажные ежедневники уходят в прошлое. Все ключевые сотрудники министерства оснащены индивидуальными коммуникаторами, позволяющими всегда быть на связи, получать электронную почту и координировать задачи при помощи Outlook.

Кстати, знаете ли вы, что эталоном измерения скорости течения времени являются показания атомных часов, идущих по квантовым стандартам частоты. Они представляют собой устройства для точного измерения частоты излучения при квантовых переходах атомов, ионов или молекул из одного состояния в другое. Данный эталон применим ко всем телам и явлениям природы, считая скорость течения времени одной и той же для всех идущих процессов.

Однако, биологические часы внутри живого организма у каждого свои. У человека они никак не связаны с земными сутками. Это было доказано путем экспериментов, когда людей изолировали в закрытых помещениях без окон, часов и всякого рода современных «времясинхронизаторов» в виде телевизоров и радиоприемников. Эти эксперименты показали, что биологический ритм чередования сна и бодрствования смещается всегда в сторону удлинения.

Первыми это заметили спелеологи. Казалось бы, в недрах земли человек обречен на скучные долгие мытарства так, как если бы он целый день рассматривал потолок или серые стены. Но их наблюдения полностью опровергали подобное предположение. Спелеологам казалось, что прошло лишь пара часов, в то время как на самом деле пролетели сутки. Однако пещеры не единственное место, где происходят изменения времявосприятия. Подобное происходит и во время пребывания в храмах, на кладбищах, древних руинах, особенно в ночное время и в одиночестве.

Есть свидетельства того, что для человека по-другому течет время при нахождении его в воде. Здесь подразумевается не путешествие на теплоходе, лайнере, а одиночное пребывание непосредственно в водной среде (просто вплавь или на небольшой лодочке) и как можно дальше от берега, чтобы не было видно суши. Плавающие оценивают прошедший период времени как примерно вдвое более короткий. Это особенно хорошо подмечают заядлые рыболовы.

Все известные неравномерности в оценке человеком скорости изменения времени психологи объясняют особенностями человеческой психики: чем больше мы спешим куда-либо, тем быстрее «летит время», чем скучнее дело, которым мы заняты, тем медленнее оно тянется.