По какому поводу стоит созывать представителей СМИ и главное — кому доверить представлять свою компанию? Зачастую проведение пресс-конференции непрофессионалами приводит к плачевному результату: участники не могут вразумительно ответить на вопросы журналистов, а разочарованные корреспонденты, отсидев протокольные пять-десять минут, тихо исчезают из зала. В итоге серьезно страдает имидж компании.

Андрей Кузьмин, руководитель пресс-службы Кабинета министров РТ:

— В первую очередь нужно определить тему и цель пресс-конференции — тогда будет ясно, каким средствам массовой информации будет интересно присутствовать на данном мероприятии. Существует определенная сложность при организации пресс-конференций для коммерческих структур, так как нужен мощный информационный повод, не носящий рекламный подтекст. Информационным поводом для пресс-конференции может послужить не только положительный факт в деятельности компании, но и отрицательный, который необходимо разъяснить массовой аудитории. Часто спасая торговое имя, в которое вложено немало рекламных средств, коммерческие структуры замалчивают, например, факт приостановки деятельности фирмы по объективным причинам, тем самым вызывая волну слухов и негативных публикаций в СМИ. В данном случае открытость компании и организация пресс-конференции как раз помогли бы избежать формирования негативного имиджа.

Важной составляющей пресс-конференции является «медиа-кит» или пресс-релиз, который рассылается заранее — в нем представлены участники пресс-конференции, изложен информационный повод, даны цифровые показатели. «Медиа-кит» особенно важен для корреспондентов телевидения, которые, как правило, не имеют времени присутствовать на пресс-конференции до конца. К сожалению, все меньше журналистов, которые до или после пресс-конференции изучают историю вопроса и работают в аналитических жанрах. Газеты все чаще напоминают печатную версию информационного агентства.

Ошибками в организации пресс-конференции считаю технически слабое оснащение зала. Особенно это важно для телевидения — слабые микрофоны не дают возможности записать «синхрон» и нужно будет организовывать подход к участникам пресс-конференции. В последнее время у нас появились специально оснащенные для пресс-конференций площадки, в их числе наш брифинг-зал, площадка «Татмедиа», большой зал КРК «Пирамида», зал в ГТРК «Корстон». Сейчас появилась возможность организации пресс-конференций в режиме «он-лайн» в рамках проекта «Электронное правительство». В пресс-конференциях могут участвовать представители СМИ со всего Татарстана. В брифингах Кабинета Министров РТ принимают участие до 120 представителей СМИ. Вопросы задаются в том числе и в электронном виде. Брифинги организуются еженедельно. В России мало площадок такого уровня — это технологии завтрашнего дня.

Сюмбель Таишева, заместитель генерального директора Агентства Республики Татарстан по массовой коммуникации «ТАТМЕДИА»:

— Во-первых, для пресс-конференции следует выбирать темы, которые подсказывает сама жизнь. Во-вторых, следует сосредоточиться на одной теме, а не предлагать журналистам несколько проблем, которые будет сложно обсуждать одновременно. Во-третьих, для динамики пресс-конференции следует приглашать несколько участников — лучше, если они придерживаются разных точек зрения по обсуждаемому вопросу. Важно, чтобы статус участника позволял ему отвечать на все вопросы журналистов, исключением является информация, которая является коммерческой тайной. В-четвертых, как участников, так и журналистов нужно готовить к пресс-конференции заранее. Если журналиста приглашают на пресс-конференцию по нефтехимической отрасли, то корреспондент должен владеть ситуацией.

Все цифровые данные лучше оформлять в виде пресс-релиза и раздать журналистам. Наглядные материалы — видеоролики, диаграммы, фотографии обогатят пресс-конференцию, выделят ее из потока других мероприятий, на которых бывают журналисты.

Среди профессиональных площадок для проведения пресс-конференций прежде всего нужно назвать площадку Кабинета Министров РТ, которая была организована в 1999 году и позволила наладить цивилизованные отношения Правительства РТ с каналами СМИ. Отличие информационной площадки «Татмедиа» в том, что к нам могут обратиться не только государственные, но и небольшие общественные организации, например, клуб «Экстрим фактор», который организует международный чемпионат по брейкдансу. Мы решили, что эта тема будет очень интересна для молодежи и предоставили свою площадку для проведения пресс-конференции. Общепризнанными площадками для проведения пресс-конференций также считаются ИА «Татар-информ», «Комсомольская Правда», ИА «Интерфакс».

Айгуль Мирзаянова, директор PR—агентства «Марка»:

— Прежде всего для организации пресс-конференции важна площадка. Считаю, что не обязательно арендовать помещение у государственных структур для придания пафосной атмосферы мероприятию. Иногда это даже вредит, так как в журналистских кругах сложилось мнение, что мероприятия, идущие от государственных организаций, часто бывают неинтересны, если, конечно, речь не идет о пресс-конференциях, на которых присутствуют первые лица республики.

Важна сама обстановка, в которой проходит пресс-конференция. Статичным мероприятием, в котором традиционно участники отделены от журналистов, возвышающейся площадкой уже никого не удивишь. Будет гораздо интереснее, если, например, банк устроит пресс-конференцию не в съемном зале, а пригласит к себе и покажет журналистам «сердце» банка — хранилище золотовалютных ресурсов. А завод, например, устроит экскурсию по цеху, в котором выпускает новую продукцию.

Также важную роль в проведении пресс-мероприятия играет ведущий. Выступающие лица являются профессионалами в своем деле, но часто плохими спикерами, не имеют опыта публичных выступлений, и у журналистов возникает недоверие к сказанным словам. Ситуацию может исправить эрудированный и харизматичный ведущий, который разъяснит суть вопроса и сделает интересной обсуждаемую тему. Если организатор пресс-конференции не обладает такими качествами, будет лучше ведущего пригласить со стороны, но это не должен быть тамада с третьесортных свадеб. Ведущему журналисты должны доверять и уважать его мнение. Чаще всего пресс-секретари и пиарщики вербуются из журналистской, телевизионной среды, и это правильно — они говорят с прессой на родном языке и умеют качественно и ярко донести информацию заказчика.

Нужно помнить, что актуальная информация — это самое ценное, именно ради нового факта журналисты едут на пресс-конференцию. Если новостное содержание не будет соответствовать анонсу, то журналисты запомнят это надолго и на следующее мероприятие данной компании или организации просто не приедут.

К ошибкам в проведении пресс-конференции причисляю поучающий или заигрывающий тон при подаче информации, а также острое желание некоторых заказчиков накормить журналистов. Фуршет уместен в виде пресс-завтрака, пресс-ланча, когда конференция организуется утром, или во время традиционного принятия пищи. И ньюс-мейкеры, и пресса оказываются как бы за одним столом, общение проходит неформально, но весьма качественно с точки зрения охвата журналистского внимания, и — что еще более важно — внедрения информации. Эта западная практика пока не столь распространена в Казани.

Остальные случаи, когда перед журналистами сначала зачитывают сообщение явно рекламного характера, а потом предлагают «пойти поесть» — у журналистов-профессионалов вызывают только негативные чувства.

Ленар Кашапов, генеральный директор PR агентства «Априори»:

— Мы рассматриваем пресс-конференцию как мероприятие по налаживанию каналов коммуникации с внешней средой. По моему мнению, пресс-конференция не должна быть рекламным мероприятием и ее организацию лучше доверить агентству по связям с общественностью.

Пресс-конференция организуется по информационному поводу, который может быть интересен сразу нескольким СМИ, в то же время именно на пресс-конференции у журналиста появляется возможность индивидуально пообщаться с первыми лицами государственных структур или коммерческих компаний.

В организации подобного рода мероприятий для прессы мелочей не бывает. Нужно продумывать все — от встречи журналистов, оснащения зала, информационного содержания пресс-конференции, фуршета, на котором появляется возможность неофициального и индивидуального общения журналиста с участниками пресс-конференции. Первое впечатление СМИ о компании — самое яркое, и оно будет складываться от уровня проведенного мероприятия. Изменить сложившееся мнение впоследствии сложно, лучше изначально не допускать ошибок.

Мы продумываем также и форму проведения пресс-конференции, стараемся уйти от традиционных приемов, например, организовать «круглый стол», где будет присутствовать элемент дискуссии.

Важен индивидуальный подход к каждому журналисту. Всем известно, что журналист является «профессиональным дилетантом» и не может глубоко знать обсуждаемый на пресс-конференции круг вопросов. Задача организаторов предоставить все материалы для подготовки глубокого аналитического материала. Подачу журналистами материалов после пресс-конференции исключительно в информационных жанрах считаю недоработкой организаторов.

После пресс-конференции проводится мониторинг опубликованных и вышедших в эфир материалов. Делаются выводы об эффективности проведенного мероприятия.

Вместо послесловия.

Ориентировочная стоимость проведения пресс-конференции в Казани — 20 000 руб. В эту сумму, как правило, включены: рассылка приглашений журналистам, подготовка площадки мероприятия и пресс-релизов, встреча журналистов, мониторинг электронных СМИ и печати и отчет о проделанной работе.