«Организация пригласила на торжественный вечер иностранных партнеров. Как возместить расходы на оплату ужина в ресторане?» — спрашивает бухгалтер Елена Кузьмина, Казань.

На вопрос отвечает Луиза Архипова, аудитор ООО «Аудиторско-консультационный центр «Совет»:

Оформить такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и обслуживанием представителей других фирм.

Представительским расходы — это затраты организации, связанные с ее коммерческой деятельностью по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью установления и поддержки взаимовыгодного сотрудничества; участников, прибывших на заседания совета организации, ревизионной комиссии и т. п. (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

Представительские расходы могут быть оформлены следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

• приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей приглашенной стороны;
• список представителей организации, которые принимают участие в переговорах;
• перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;
• смета представительских расходов, в которой следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов, кроме этого определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и произведенные расходы;
• акт об осуществлении представительских расходов, который должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы;
• авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов, чеки ККМ, товарные чеки, счета из ресторана, накладные и т. д.

Представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный период.